Prüfdatenbank

Bei dem Projekt „Prüfdatenbank“ handelt es sich um einen von ECG entwickelten Prototyp einer OnlinePrüfdatenbank für System- und Vorhabenprüfungen.
Idee hierfür war die fachgerechte Umsetzung von Prüfanforderungen der Strukturfonds-Förderung unter Berücksichtigung der „Internationalen Standards on Auditing (ISA)“.

Im Rahmen der aktuellen Prüfanforderungen der Strukturfonds werden von unterschiedlichen Verwaltungs-, Bescheinigungs- und Prüfbehörden Checklisten für System- und Projekt-/ Vorhabenprüfungen erstellt. Manchmal werden innerhalb einer Behörde unterschiedliche Checklisten angewandt. Die Checklisten werden unabhängig voneinander, also auch in unterschiedlicher Qualität erstellt und angewandt. Oftmals ist es so, dass die unterschiedlichen Behörden die angewandten Checklisten nicht untereinander abgestimmt haben, so dass unterschiedliche Herangehensweisen zu unterschiedlichen Auskünften führen, die untereinander nur schwierig vergleichbar sind. Die Prüfungen werden anhand dieser Checklisten, ggf. mit Unterstützung externer Dienstleister, durchgeführt. Aus diesen Gründen ist die Gefahr groß, dass es kein einheitliches Vorgehen gibt und dass deswegen die Ergebnisse nur schwierig vergleichbar und auswertbar sind. Hinzu kommt, dass sicherlich in größeren Operationellen Programmen, deren jährlicher Prüfungsumfang von Vorhaben-/Projekt- und Systemprüfungen sich im 3-stelligen Bereich bewegt, mehrere hundert Projekt-/Vorhabenprüfungen und einige zehnfache Systemprüfungen dokumentiert, ausgewertet und das Follow-Up geregelt werden müssen. Über die gesamte Förderperiode entsteht somit für alle Behörden ein sehr erheblicher Arbeits- und Dokumentationsumfang.

In der heutigen Praxis werden diese Prüfungen meistens mit Hilfe von Excellisten dokumentiert und es werden die Auswertungen der Feststellungen und das Follow-Up der vorgeschlagenen Verbesserungsmaßnahmen und Aktionspläne manuell – optimalerweise mit den in Excel vorhandenen Funktionalitäten –  überwacht. Schon das Handling derartiger Informationen auf diese Art und Weise ist sehr arbeitsintensiv und fehleranfällig.